Avete ricevuto la vostra proposta di matrimonio romanticissima e siete già entrambi persi nel sogno di come sarà il vostro matrimonio e già vi vedete contornati dai vostri amici e parenti, tra grandi sorrisi e tanto amore, tra allestimenti che già state costruendo con la fantasia nei minimi dettagli, le luci, la location dei vostri sogni mentre volteggiate sulla pista per il vostro primo e romanticissimo primo ballo da sposini!
Mi scuso, ma devo rompere l’idillio!
Lo so, sicuramente è una delle cose meno romantiche e ricche di suggestione, ma è senza dubbio lo step immediatamente successivo alla proposta di nozze.
Di cosa sto parlando? Della costruzioni del budget del matrimonio.
E’ la prima cosa da fare per comprendere se il vostro matrimonio, così come l’avete sempre sognato è realizzabile in toto o ha bisogno di una valutazione approfondita per poter rispettare lo stile che volete imprimere al vostro evento tenendo sott’occhio le spese.
Se vi affidate ad un professionista con la Wedding Planner non avrete di che preoccuparvi perché vi aiuterà, con tutti gli strumenti a sua disposizione e con la sua esperienza sul campo, a stilare la lista e definite gli importi relativi e le priorità rispettando la vostra visione. Un professionista ha una visione a 360° del matrimonio e può aiutarvi a capire se quello che state sognando è attuabile a seconda del vostro budget o meno, e consigliarvi alternative valide.
Che desideriate fare da soli o con l’aiuto di un professionista vediamo cosa dobbiamo fare per stilare il budget del matrimonio!
Quindi niente paura, carta e penna alla mano, vi aiuterò a capire come fare! Sono una persona che adora sognare ma sono molto ancorata a terra quando si deve poi tirare le somme.
Quindi andiamo per gradi.
Il primissimo step è quello di scrivere un elenco dettagliato delle voci che faranno parte della vostra lista del budget.
Quindi inizieremo a scrivere una voce dopo l’altra, ad es:
- Partecipazioni
- Abito Sposa
- Abito Sposo
- Location Cerimonia
- Location Ricevimento
- Catering
- Allestimenti floreali Cerimonia
- Allestimenti floreali Ricevimento
- Auto
- Foto e Video
- Ecc
Fatto questo elenco dovrete assegnare una percentuale di importanza ad ogni singola voce.
Ci possiamo aiutare ulteriormente immaginando il nostro budget come una torta.
Ogni singola voce sarà una fetta più grande o più piccola della nostra torta a seconda dell’importanza della voce stessa. Stabilire tale importanza sarete ovviamente voi a seconda delle vostre esigenze e aspettative. Sicuramente ci saranno voci alle quali voi date molta rilevanza rispetto ad altre perchè il vostro stile può essere espresso ad esempio curando molto la parte relativa agli allestimenti floreali della sala del ricevimento e meno nella scelta di un auto di super lusso.
Ci saranno delle voci che invece avranno una rilevanza importante ed oggettiva come Location e Catering che incideranno di un buon 40/50%, eh si come intuibile è una voce molto importante!
Consiglio utile: non ridurre la percentuale destinata al Catering a favore esclusivo della Location.
Vorreste che il vostro matrimonio venga ricordato come il matrimonio a cui s’è mangiato malissimo anche se in una location bellissima? Io non credo! Quindi se volete abbassare un pochino questa percentuale di spesa potete scegliere una location che abbia già un’ottima cucina interna.
Il vostro sogno è fare il ricevimento su di un bellissimo prato stile pic nic, quindi niente classica Location da matrimonio, magari avendo dei Food Trucks dove i vostri ospiti potranno godere di prelibatezze preparate al momento da furgoncini attrezzati e super divertenti? Easy nello stile non vuol dire easy nella spesa! Specialmente per il cibo, che dovrà essere di ottima qualità e possibilmente bio e a km 0. Anche per l’allestimento del prato si necessiterà di contattare un noleggio e di una figura professionale come il Light Designer per l’eventuale illuminazione ad hoc.
Gli Allestimenti floreali sia per la Location della Cerimonia e sia per la Location del Ricevimento sarà un 20% della vostra torta del budget.
Consiglio utile: cercate, in accordo con la fiorista, rispettando la palette colori del vostro matrimonio di utilizzare fiori possibilmente stagionali. I costi variano enormemente se si dovranno impiegare fiori fuori stagione e quindi reperibili solo dai produttori olandesi e non locali o del territorio nazionale. Inoltre se la cerimonia avviene nello stesso luogo del ricevimento gli stessi allestimenti potranno essere riutilizzati, variandone conformazione, per altri momenti importanti del vostro matrimonio come il taglio torta o la confettata. P.s. Questa operazione sarà possibile se affidate questo compito ad una persona esterna, meglio se alla Wedding Planner o alla Wedding Designer che già ha studiato, per voi e con voi, come poter ottimizzare le decorazioni e il loro spostamento e riposizionamento strategico e che o effetuerà al momento giusto.
Un 10% della torta del budget sarà destinato a Foto e Video.
Consiglio utile: voi sposi sarete troppo presi dagli invitati per notare le mille sfumature di quella giornata, non lesinate sulla voce Foto e Video quindi, perché sarà l’unico modo per rivedere e rivivere l’intera giornata a distanza di tempo. Affidatevi a veri e propri professionisti e non considerate neanche lontanamente il cugino foto amatore che può farvi il servizio a prezzo stracciato!!
Tutte le altre voci avranno una percentuale che va dal 10% al 2% fino a completare la nostra famosa torta.
Una voce che non dovete assolutamente dimenticare è la voce “Varie”.
Cosa si intende per varie??
Semplice! Tutte quelle spese impreviste che possono saltar fuori nell’organizzazione del matrimonio.
Un esempio pratico? I vostri invitati decidono all’ultimo di confermare la presenza al ricevimento dei propri bimbi, che sono in età adatta per essere al tavolo a loro dedicato con tanto di animatori.
Quindi avrete bisogno magari di un animatore in più che non avevate calcolato all’inizio e questa spesa va tamponata proprio grazie alla voce “Varie” che avrete inserito all’inizio giocando d’anticipo.
Oppure volete aggiungere un bouquet da lancio e dei mini bouquet per tutte le damigelle, oppure un corner per delle degustazioni, o una stanza di albergo per un ospite in più che viene da lontano o i trasferimenti per gli invitati. Tutto queste voci che potrebbero saltar fuori all’ultimo vanno inserite in questa fetta che sarà di un 5% della nostra torta.
Ogni voce iniziale va poi suddivisa un piccole altre ad esempio:
La voce “Location Ricevimento” potrebbe contenere una sottovoce come “Noleggi” per quanto riguarda il noleggio di sedie e tavoli o anche mise en place , se quella che la Location ha a disposizione non è di vostro gusto e non è in linea con tutto lo stile.
Oppure la voce “Partecipazioni” potrebbe essere inclusa in una voce più ampia come il “Coordinato Cartaceo” in cui potete includere anche “Libretti messa”, “Menù”, “Tableau”,“Segnaposti” e “Tag”.
Consiglio utile: iniziare subito nello stilare la lista e procedere passo passo e fare qualche pausa per riordinare le idee di tanto in tanto durante l’organizzazione.
Avere ben chiaro lo stile che vi contraddistingue e capire come volerlo comunicare ai vostri ospiti tramite tutte queste voci è fondamentale, quindi prendetevi il giusto tempo per capire inizialmente quale possa essere il vostro budget e da lì ragionare di conseguenza passo passo, senza disperdere energie e soprattutto denari in cose che non saranno funzionali alla riuscita del vostro evento così come lo avete sempre sognato.
